Privacyverklaring

Als kerkelijke gemeente dienen wij ons te houden aan de privacywetgeving in Nederland. Dit betekent dat jouw gegevens veilig bij ons moeten zijn en dat wij ze altijd zorgvuldig gebruiken.

In deze privacyverklaring leggen we uit wat we bij de NGK Enschede – Noorderkerk allemaal doen met informatie die wij van jou ontvangen.

Als je vragen hebt, of wilt weten wat we precies van jou bijhouden, neem dan contact op met de Kerkenraad van de Noorderkerk via scriba@noorderkerk-enschede.nl.

Gebruik van persoonsgegevens 

Wanneer je lid wordt van de Noorderkerk Enschede registreren wij in onze ledenadministratie persoonlijke gegevens en kerkelijke gegevens van jou. Dat doen we zo minimaal mogelijk. De wet noemt dit “persoonsgegevens” en zegt dat we die alleen mogen gebruiken als we precies uitleggen waarom en met welke reden. Alleen datgene dat we zelf nodig achten leggen we vast, namelijk:

Persoonlijke gegevens

• Naam en adres
• Telefoonnummer
• Emailadres
• Clusternummer
• Geslacht
• Geboortedatum
• Huwelijksdatum

Kerkelijke gegevens (indien van toepassing)

• Doopdatum
• Belijdenisdatum
• Datum kerkelijke huwelijksbevestiging
• Vorige gemeente

Wij verzamelen deze gegevens vanwege het algemene belang. Hiermee kunnen wij onze administratie voeren, contact met jou leggen (en jij met anderen), aandacht geven aan jubilea, gerichte uitnodigingen versturen namens (jeugd)clubs of wijkbijeenkomsten en andere gerichte aanleidingen. Persoonsgegevens mogen doorgegeven worden aan leden binnen de eigen kerk als daarvoor een algemeen belang is. Elk verzoek wordt getoetst door de beheerder van de ledenadministratie in opdracht van de kerkenraad.

Wij geven je persoonsgegevens niet aan andere kerken, bedrijven of instanties, behalve als de wet zegt dat dat moet. Wel delen we jaarlijks algemene statistische gegevens met de landelijke  NGK-kerkverband, zoals het aantal doop‐ en belijdende leden en ingekomen en vertrokken leden. Deze gegevens zijn voor algemene verwerking en bevatten dus geen persoonlijke gegevens.

Wij gebruiken je emailadres alleen voor gerichte mailingen, zoals ons kerkblad en bijzondere gebeurtenissen.

Inschrijving

Zoals gezegd worden persoonsgegevens pas vastgelegd als iemand actief kerkelijk lid wordt van de gemeente. Je wordt kerkelijk lid van de NGK Enschede – Noorderkerk in de volgende gevallen:

• Wanneer je lid wilt worden van de Noorerkerk informeren wij jou over deze privacyverklaring en geef je jouw toestemming tot de registratie van de voornoemde persoonsgegevens.
• Als iemand die niet ingeschreven staat belijdenis aflegt van zijn of haar geloof of de heilige Doop ontvangt als teken en zegel van Gods verbond, dan wordt je ook lid van de gemeente. Dan informeren wij jou over deze privacyverklaring en geef je jouw toestemming tot de registratie van de voornoemde persoonsgegevens. In geval van een minderjarig lid zijn het de ouders/verzorgers die de toestemming verlenen.
• Gastleden zijn leden die wel bij onze gemeente betrokken willen zijn, maar geen rechten en plichten naar de gemeente hebben. Zo mogen ze niet meebeslissen in gemeentevergaderingen en kunnen zij geen lid worden van de kerkenraad of kerkelijke commissies. Wanneer je gastlid wordt, informeren wij jou over deze privacyverklaring en geef je jouw toestemming tot de registratie van de voornoemde persoonsgegevens

Financiële informatie

Wanneer je een vaste vrijwillige bijdrage geeft of een andere financiële bijdrage levert aan de NGK Enschede -Noorderkerk, krijgen wij informatie over je betaling van je bank. We bewaren deze informatie tien jaar in ons archief. Na afloop van deze termijn worden de gegevens vernietigd. Jaarlijks komt er een financieel verslag. Hierin worden geen persoonlijke gegevens opgenomen.

Pastorale informatie

Belangrijk onderdeel van kerk‐zijn is het delen van lief en leed met elkaar, in vertrouwen dat onze Heer en Heiland ons daarin bijstaat. Denk aan ziekte en sterven, maar ook aan geboorte en andere redenen voor dankbaarheid of zorg. We noemen dit pastorale informatie. Alleen met jouw toestemming zal dit met de gemeente gedeeld worden in een eredienst of via ons kerkblad of andere uitingen.

Diaconale informatie

De diaconie helpt gemeenteleden als die in financiële nood raken. In hun vergaderingen bespreken zij alleen de gevallen waar diaconale hulp nodig is. De richtlijnen van de financiële administratie staan hierboven al beschreven.

Clusterteams

De clusterouderling, clusterdiaken en clusternoaber(s) vormen samen het clusterteam.

Geheimhoudingsverklaring

Gemeenteleden die vanwege hun functie binnen de kerkgemeenschap bekend zijn met pastorale informatie tekenen een geheimhoudingsverklaring.

Als zij hun functie beëindigen, zullen zij alle betreffende informatie die zij in hun bezit hebben vernietigen of de relevante informatie doorgeven aan hun opvolger.

Kerkdiensten

Onze zondagse kerkdiensten worden in zijn geheel live uitgezonden op internet. Zo kunnen gemeenteleden die, om verschillende redenen, niet naar de Noorderkerk kunnen komen tóch de dienst meeluisteren en ‘’aanwezig’’ zijn. Dit houden we graag in stand.

Via Kerkopmroep.nl zijn de kerkdiensten te beluisteren.

Rouw‐ en trouwdiensten worden alleen met toestemming opgenomen, live uitgezonden of op de website geplaatst. In de voorbereiding op deze diensten vraagt de predikant toestemming aan de betrokkenen.

Als in de dienst via de beamer foto’s of filmpjes worden vertoond van gemeenteleden, wordt hiervoor vooraf toestemming gevraagd. Is het kind jonger dan zestien jaar, dan moet een ouder of wettelijk vertegenwoordiger toestemming geven.

Meeleven (kerkblad)

Meeleven is ons kerkblad dat ongeveer eenmaal per twee weken uitkomt. Die verspreiden we in de regel alleen per email naar gemeenteleden die aangegeven hebben het zo te willen ontvangen. De mailadressen staan in de ledenadministratie. Ook wordt het kerkblad verzonden naar kerkenraden in Enschede waarmee we samenwerken of samenspreken. In het kerkblad staat informatie over ontwikkelingen in de gemeente en allerlei activiteiten en andere algemene informatie. Voor de pastorale informatie die namens de kerkenraad wordt geplaatst is toestemming nodig van de betrokkene. Als Meeleven niet per email kan worden verzonden , kan een papieren exemplaar worden uitgereikt.

Scipio-app

Wij maken gebruik van de Scipio-app. Dit is een besloten app, waarin algemene informatie over onze gemeente en een volledige ledenlijst is te vinden. Het delen van een volledige ledenlijst aan alle leden is volgens de wet toegestaan als we daar een doel mee hebben. Wij staan op het standpunt dat de ledenlijst een belangrijk hulpmiddel is om met elkaar in contact te komen. Soms geven we de ledenlijst uit in papieren vorm als een gemeentelid geen andere mogelijkheid heeft de ledenlijst te raadplegen.

Website

Op de website vertellen we wie we zijn en wat we doen. Ook staan er contactgegevens op van enkele leden die een taak hebben in de gemeente. Dat is allemaal met toestemming. We maken geen gebruik van cookies of analytische modellen die herleidbare persoonsgegevens verzamelen, zoals IP-adressen. We plaatsen alleen foto’s van gemeenteleden als we daar vooraf toestemming voor hebben gevraagd. Is het kind jonger dan zestien jaar, dan moet een ouder of wettelijk vertegenwoordiger toestemming geven.

Gedragscode 

Wij vragen onze gemeenteleden om correct om te gaan met persoonsgegevens die zij ontvangen via Meeleven, de ledenlijst of andere vormen. Dat betekent dat ze niet verstrekt mogen worden aan derden zoals familieleden. Zeker in deze digitale tijd vraagt dat om een goede houding. Wij kunnen niet actief controleren hoe zij hiermee omgaan. Wel spreken we gemeenteleden erop aan als er niet zorgvuldig met persoonsgegevens om wordt gegaan. Dat betekent voor ons:

• Verzamel zelf geen persoonsgegevens maar laat dat over aan het kerkelijk bureau. Zij leggen persoonsgegevens namens onze gemeente vast in het systeem Scipio. Daar bewaren we de gegevens en daar hebben we een verwerkingsovereenkomst mee afgesloten.
• Ga zorgvuldig om met emailadressen en gebruik het BCC‐veld voor het e-mailen van een grote groep.
• Stuur niet zomaar allerlei persoonlijke informatie in kerkbladen of ledenlijsten door naar mensen die geen lid zijn van onze gemeente. Ze zijn voor jou bestemd om je medeleven te kunnen tonen aan je gemeenteleden.
• Neem contact met ons op als je zelf een idee hebt om persoonsgegevens te presenteren, bijvoorbeeld in een nieuwsbrief, een website of een gids. Wij helpen je graag met je initiatief en geven je tips.

Verantwoordelijkheid

Wij hebben geen zogeheten functionaris voor gegevensbescherming in dienst. De kerkenraad is verantwoordelijk voor de privacy binnen onze gemeente. De kerkenraad is bereikbaar per e‐mail op scriba@noorderkerk-enschede.nl voor al je vragen en verzoeken.

Wijzigingen in deze privacyverklaring 

Wanneer er iets in onze werkwijze verandert, moeten wij ook de privacyverklaring aanpassen. Let dus altijd op de datum onderaan en kijk regelmatig of er nieuwe versies zijn. Wij zullen ons best doen wijzigingen ook apart aan te kondigen.

Inzage, wijzigen en bewaren van je gegevens 

Als je vragen hebt of wilt weten welke persoonsgegevens wij van jou hebben, kun je altijd contact met ons opnemen. De gegevens worden bij beëindiging van je lidmaatschap geschoond en verplaatst naar een tabel van oud‐leden. Deze zijn dan te gebruiken voor navragen over lidmaatschapsgegevens en voor statistische of genealogische onderzoeken. Deze zijn beperkt beschikbaar en alleen te raadplegen bij een gerichte aanleiding. Daarnaast heb je hebt de volgende rechten:

• uitleg krijgen over welke persoonsgegevens we hebben en wat we daarmee doen
• inzage in en het kunnen opvragen van de precieze persoonsgegevens die we van je hebben
• het laten corrigeren van fouten en het kunnen aanpassen van je persoonsgegevens
• het laten verwijderen van verouderde persoonsgegevens
• intrekken van toestemming voor het gebruiken en bewerken van je persoonsgegevens
• je gegevens anonimiseren of zodanig verwijderen zodat het niet meer herleidbaar is tot jou als persoon
• bezwaar maken tegen een bepaald gebruik van je persoonsgegevens

Let op dat je altijd duidelijk aangeeft wie je bent, zodat we zeker weten dat we geen gegevens van de verkeerde persoon aanpassen of verwijderen.

Klacht indienen 

Als je vindt dat wij je niet op de juiste manier helpen, dan heb je het recht om een klacht in te dienen bij de toezichthouder. Deze heet de Autoriteit Persoonsgegevens.

versie mei 2023